Đánh số trang trong Word sẽ giúp người dùng quản lý được tài liệu của mình tối ưu hơn. Cách đánh số trang trong Word 2010, 2013, 2016 hầu như đều giống nhau. Việc tạo số trang trong tài liệu văn bản hết sức quan trọng. Đảm bảo chất lượng về nội dung và tiện lợi khi tìm kiếm, tạo mục lục.

Vì sao cần đánh số trang trong Word?

Đối với người dùng máy tính, Word là một trong những công cụ không thể thiếu. Công cụ này dùng để soạn thảo, trình bày, lưu giữ cũng như chia sẻ tài liệu của người dùng. Một công cụ soạn thảo văn bản phải có đầy đủ các tính năng chính. Điều đó mang lại điều kiện tốt nhất để người dùng tạo được một tệp dữ liệu theo ý muốn của mình. Có thể ứng dụng trong mọi lĩnh vực.

Bên cạnh đó, văn bản trên Word không chỉ đòi hỏi nội dung chính xác. Yếu tố về hình thức cũng quan trọng không kém. Vì vậy, đánh số trang trong Word trở thành tính năng không thể thiếu. Thao tác này mang lại rất nhiều lợi ích:

huong-dan-cach-danh-so-trang-trong-word
Đánh số trang trong Word sẽ khiến tài liệu đẹp mắt hơn
  • Giúp tệp văn bản đẹp mắt hơn, người dùng phân biệt được trang đầu, trang thứ hai,…
  • Đánh số trang sẽ giúp người đọc ước lượng được về độ dài của tài liệu.
  • Cách đánh số trang trong Word này còn là bước quan trọng để tạo mục lục.
  • Sau khi văn bản được in ra, số trang hỗ trợ người đọc ghi nhớ được việc mình đã theo dõi tài liệu đó đến đâu.
  • Tạo điều kiện tốt hơn trong việc chỉnh sửa. Ví dụ bạn sửa văn bản đến trang 4, lần sau chỉ cần mở lại trang này để xử lý tiếp.

Còn rất nhiều lợi ích khác mà việc đánh số trang mang lại. Có thể thấy, đánh số trang là nhu cầu cần thiết đối với những văn bản quá dài. Chẳng hạn như chúng ta soạn thảo một bản báo cáo, một đề án tốt nghiệp. Hay lớn hơn là viết một cuốn truyện, tiểu thuyết. Nếu như văn bản đó tới hàng trăm, hàng nghìn trang mà không được đánh số thì sẽ rất khó quản lý.

>>> Cùng chuyên mục:

Hướng dẫn cách đánh số trang trong Word

Cho tới hiện tại, có nhiều phiên bản Word khác nhau cho người dùng sử dụng. Chẳng hạn như: Word 2003, 2007, 2008, 2010, 2013, 2016, 2019,… Mỗi phiên bản nâng cấp hơn sẽ có thêm một số tính năng khác. Phù hợp với nhu cầu, mong muốn của người sử dụng. Tuy nhiên, cách đánh số trang thì vẫn tương tự như nhau. Ngay từ Word 2003 đã có tính năng này. Cách đánh số trang trong Word 2003 và 2010 không có sự khác biệt là mấy.

Hướng dẫn đánh số trang nhanh với Insert Page Number

Để tiến hành cách đánh số trang trong Word này, người dùng cần khởi động công cụ soạn thảo văn bản của mình. Sau đó, nhấn vào Insert, chọn mục Insert Page Number. Đây là thẻ có chức năng yêu cầu điền số vào trong từng trang của văn bản.

Insert-page-number-trong-word
Người dùng tạo lệnh chèn số vào trong từng trang văn bản

Ở trong thẻ Page Number này, người dùng chú ý đến một số tùy chọn như sau:

  • Top of Page: Tức là người dùng lựa chọn đánh số vào phía trên của trang văn bản.
  • Bottom Page: Người dùng sẽ đánh số trang ở phía dưới trang văn bản. Chúng ta chọn đánh số ở giữa hay bên trái, bên phải của trang giấy này.
  • Page Margins: Tùy chọn này cho phép người dùng đánh số trang ở lề phải hoặc lề trái của trang giấy.
  • Current Position: Số trang sẽ được chèn ở vị trí mà con trỏ đang nhấp nháy trên văn bản.
chon-vi-tri-dat-so-trang
Tùy vào mỗi loại văn bản sẽ có vị trí đánh số trang khác nhau

Thực tế, người dùng có tới 4 lựa chọn cho các vị trí để đánh dấu trang. Điều này tạo sự thuận lợi nhất định. Giúp người dùng hình dung ra được chính xác số trang nằm ở đâu, trông như thế nào. Cách đánh số trang trong Word 2010 theo ý muốn này rất tiện lợi. Tùy vào loại văn bản, cách trình bày văn bản của người dùng mà sẽ chọn vị trí đánh số tương ứng.

Cách đánh số trang trong Word 2016 từ số lớn hơn 1

Thông thường, người dùng sẽ đánh số trang ở tệp văn bản của mình với số từ 1 đến 2, 3, 4. 5,…. Tuy nhiên, có những lúc người dùng lại muốn đánh dấu số trang nhưng không phải bắt đầu bằng số 1. Ví dụ, bạn có một tập tài liệu dài 50 trang, được đánh số từ 1 đến 50. Tuy nhiên, bạn muốn bổ sung và in thêm một số trang nữa để đính kèm vào phía sau trang thứ 50. Tức là bạn sẽ đánh số tập tài liệu bổ sung này từ 51. Cách đánh số trang cho Word như sau:

Bước 1: Người dùng vào trong công cụ soạn thảo văn bản, mở mục Page Number và chọn tùy chỉnh Format Page Number (Định dạng số trang). 

huong-dan-cach-danh-so-trang-trong-word-2010
Vào định dạng số trang để tùy chỉnh đánh số trang theo ý muốn

Bước 2: Một cửa sổ mới hiện ra, người dùng điền con số trang muốn đánh dấu vào ô Start at. Chẳng hạn, số trang trong tệp bổ sung ở ví dụ trên là 51, bạn điền số 51 vào Start at. Nếu là 5 thì điền 5, là 10 điền số 10,…

huong-dan-cach-danh-so-trang-trong-word-2016
Tại Start at điền số trang mà người dùng muốn hiển thị ở trang đầu tiên

Bước 3: Tiếp đến, nhấn vào OK để xác nhận yêu cầu của người dùng. Sau đó, quay lại tệp văn bản kiểm tra xem mọi thứ đã đúng như dự định của mình hay chưa. Nếu như vẫn chưa được, hãy quay lại và thực hiện từ đầu.

Cách đánh số trang trong Word 2013 không phải từ số 1 này rất cần thiết. Nhất là khi người dùng muốn bổ sung, sửa đổi một số trang nào đó ở tệp tài liệu. Chúng ta chỉ cần thao tác ở phần cần xử lý, sau đó in bổ sung. Tránh trường hợp phải in đi, in lại cả tệp văn bản dài. Điều đó rất tốn kém về thời gian cũng như giấy và mực của máy in.

Hướng dẫn cách đánh số trang trong Word từ trang bất kỳ

Cách đánh số trang trong Word bỏ trang đầu thường được áp dụng nhiều nhất khi in sách, làm đề án tốt nghiệp, luận văn. Bởi vì những tài liệu này thường có trang bìa, là trang dành để trang trí, thể hiện tên của tài liệu. 

Ví dụ, bạn viết một cuốn sách, trang đầu tiên sẽ là trang bìa, thiết kế tên của sách, tác giả, tựa đầu. Phần này bạn không muốn đánh số trang nhưng nó vẫn nằm trong tập bản thảo trên Word. Hãy xử lý theo hướng dẫn cách đánh số trang trong Word như sau:

Bước 1: Nhấn vào Insert, chọn mục Insert Page Number, chọn bất cứ tùy chọn đánh số trang nào. Chẳng hạn đánh ở giữa trên đầu trang, bên trái ở cuối trang,… Thao tác này làm tương tự như cách đánh số trang trong Word 2007 theo ý muốn ở phương pháp thứ nhất.

Bước 2: Ở trang mà người dùng muốn đánh số đầu tiên, chẳng hạn trang thứ 2 của văn bản đánh số 1. Nhấp đúp chuột để hiện ra thẻ Header & Footer Tools, ở phần Design người dùng sẽ tiếp tục chọn ô Different First Page.

cach-danh-so-trang-trong-word-tu-mot-trang-bat-ky
Hướng dẫn cách đánh số trang trong Word từ trang bất kỳ

Bước 3: Thực hiện lại thao tác đánh số trang không phải từ số 1. Ở Start at điền vào đó số 1. Nhấn OK để hoàn tất.

Như vậy, với việc kết hợp hai phương pháp đánh số trang đầu tiên một cách linh hoạt, chúng ta sẽ có cách đánh số trang trong Word từ trang bất kỳ vô cùng thuận tiện. Hỗ trợ tốt nhất cho người quản lý tệp tài liệu này.

Trên đây, chuyên gia công nghệ HP Connect đã cùng các bạn khám phá 3 cách đánh số trang trong Word cơ bản, thường xuyên thực hiện nhất. Tùy vào nhu cầu của từng người mà sẽ chọn phương án tối ưu cho mình. Bên cạnh đó, cũng nên cân nhắc lựa chọn vị trí đánh số trang sao cho thích hợp nhất. Nhằm đảm bảo tính thẩm mỹ cho tài liệu đang quản lý.

BÌNH LUẬN

Vui lòng nhập bình luận của bạn
Vui lòng nhập tên của bạn ở đây