Hàm đếm trong Excel rất quan trọng với người dùng. Hàm này được sử dụng thường xuyên và hỗ trợ tích cực cho chúng ta quản lý dữ liệu của mình. Rút ngắn được thời gian tổng hợp, xử lý dữ liệu, đảm bảo tính chính xác tối đa. Dưới đây chúng ta sẽ cùng nhau đi tìm hiểu về các loại hàm đếm trong Excel cơ bản, thông dụng nhất.

Hàm đếm trong Excel dùng làm gì?

Chúng ta đều biết, Excel là công cụ lưu trữ và quản lý dữ liệu vô cùng thuận tiện. Ngoài những tính năng như nhập, chỉnh sửa dữ liệu thì công cụ này còn giúp người dùng xử lý nhanh chóng các dữ liệu này. Chẳng hạn như đếm dữ liệu, thông số, tính tổng,… Các hàm trong Excel đều phục vụ tốt nhất cho người dùng. Một trong số đó là hàm đếm.

Hàm đếm trong Excel hay còn được gọi là hàm Count thuộc một trong những hàm cơ bản nhất. CHo phép người dùng đếm một vùng hay toàn bộ các dữ liệu có trong bảng đó. Chẳng hạn, trong một bảng liệt kê danh sách họ tên, ngày tháng năm sinh của một trường học. Chúng ta không thể ngồi đếm thủ công xem trường đó có bao nhiêu học sinh, bao nhiêu người sinh năm 2000, bao nhiêu người sinh năm 2001,… Vì thế, sử dụng hàm Count là cách nhanh chóng và chính xác nhất.

ham-dem-trong-excel
Hàm đếm trong Excel hỗ trợ rất đắc lực cho hoạt động quảng lý dữ liệu

Trong công cụ Excel có các loại hàm đếm như: 

  • Hàm Count: Dùng để đếm số ô có chữa dữ liệu trong 1 vùng hay toàn bộ bảng tính.
  • Hàm Counta: Là hàm đếm số ô trong bảng tính có chứa dữ liệu. Hàm này không phân biệt kiểu dữ liệu là ký tự hay là số.
  • Hàm Countif trong Excel: Là một loại hàm đếm có điều kiện trong Excel.
  • Hàm Countifs: Là hàm đếm với nhiều điều kiện khi sử dụng Excel.
  • Hàm Countblank: Là hàm dùng để chúng ta đếm các ô trống.
  • Hàm rank: Là hàm được người dùng sử dụng xếp thứ tự trong Excel.
  • Hàm Average: Muốn tính trung bình cộng chúng ta sử dụng hàm này.
  • Hàng Column(s): Hàm đếm số cột.
  • Hàm datedif / datedifs: Từ 2 khoảng thời gian định trước, dùng hàm này để tính tổng số năm, tháng, ngày.
  • Hàm len: Đây là hàm đếm ký tự trong Excel mà người dùng nào cũng nên ghi nhớ..

Như vậy, chúng ta đã thấy rõ được vai trò của các hàm đếm trong Excel. Chúng bao gồm hàm đếm cột, đếm ký tự, đếm dữ liệu cho trước,… Mỗi một hàm sẽ có công thức sử dụng riêng biệt. Người dùng phải nắm rõ để tránh nhầm lẫn. Đồng thời đảm bảo ứng dụng chính xác theo nhu cầu quản lý công cụ Excel.

Cách sử dụng các hàm đếm trong Excel

Vì hàm đếm được phân chia làm nhiều loại. Vì thế, học cách sử dụng các hàm này đúng công thức, đúng mục đích là rất cần thiết. Để người dùng nhận biết và hiểu rõ công thức của từng hàm đếm, dưới đây chúng ta sẽ đi tìm hiểu chi tiết hơn.

>>> Tham khảo thêm:

Hàm đếm Count thông thường

Đây là hàm mà chúng ta sẽ dùng để đếm số ô có ghi chép các dữ liệu trong một vùng dữ liệu được chỉ định sẵn. Hàm này chỉ đúng với dữ liệu là số. Cú pháp của hàm này là: =Count (Giá trị 1, giá trị 2). Trong đó, giá trị 1 và giá trị 2 là khu vực muốn đếm số ô chứa dữ liệu số.

ham-dem-count-trong-excel
hàm đếm Count trong Excel là loại hàm phổ biến nhất

Ví dụ; Trong danh sách 10 bạn học sinh với số điểm toán của 2 kỳ khác nhau. Bạn nào được tổng điểm của cả hai kỳ dưới 10 tức là trượt (Ký hiệu Tr). Đếm số học sinh đạt điểm đỗ trong danh sách này. Công thức nhập vào như sau: =Count(E3:E12). Lúc này, hệ thống trả về kết quả là 7. Tức là có 7 bạn đỗ.

Hàm Counta đếm số ô trong bảng tính

Với hàm Counta, người dùng có thể đếm được trong bảng tính, vùng dữ liệu có bao nhiêu ô chứa dữ liệu cụ thể. Quan trọng là hàm này khác hàm Count. Nếu như hàm Count chỉ cho chúng ta đếm dữ liệu số thì hàm Counta lại không phân biệt dữ liệu số hay chữ. Công thức dùng hàm: =COUNTA(Value 1, value 2, …).

ham-dem-counta-trong-excel
Hàm đếm Counta đếm các dữ liệu cụ thể trong trang tính

Ví dụ: Hàm đếm số ô này ứng dụng như trong ví dụ đầu tiên. Trong khu vực từ A3 đến E12 có bao nhiêu ô có chứa dữ liệu. Nhập vào đó công thức : =Counta(A3:E12).

Hàm đếm có điều kiện Countif

Với hàm đếm có điều kiện này, người dùng dễ dàng hơn khi quản lý một tập dữ liệu lớn, phức tạp. Người dùng sẽ chỉ ra điều kiện tìm và đếm trong một vùng dữ liệu hoặc cả bảng dữ liệu đó. Công thức của hàm như sau: =Countif(Range, Criteria). Trong đó, Range là vùng dữ liệu, Criteria là điều kiện mà người dùng thiết lập, có thể là chữ hoặc số.

ham-dem-countif-trong-excel
Hàm Countif trong Excel dùng để đếm có điều kiện

Ví dụ: Muốn đến xem trong bảng dữ liệu về điểm số của học sinh này xem có bao nhiêu em được 6 điểm toán trong học kỳ 2. Nhập công thức tính của hàm đếm countif: =Countif(D3:D12,“6”). Kết quả trả về sẽ là 3 người có điểm 6 trong kỳ 2.

Dùng hàm Countifs

Countifs có công dụng tương tự như hàm đếm Countif nhưng nó sẽ giúp người đếm ô dữ liệu với nhiều điều kiện hơn. Công thức của hàm như sau: 

=COUNTIFS(Criteria_range1,Criteria1,[Criteria_range2,Criteria2],…).

ham-dem-countaifs-trong-excel
Hàm đếm Countifs đếm với nhiều điều kiện khác nhau

Ví dụ cụ thể: Cũng từ bảng thống kê điểm toán của 10 bạn học sinh trên. Đếm số bạn được điểm 9 ở cả hai kỳ. Công thức cần nhập: =COUNTIFS(C3:C12,”7″,D3:D12,”7″). Như vậy, hệ thống dữ liệu trả về là có 2 bạn đạt được điểm 7 trong cả hai kỳ học.

Hàm Countblank

Đây là hàm đếm tất cả các ô trống trong vùng dữ liệu mà người dùng lauwj chọn. Tức là các ô không nhập bất cứ dữ liệu số hay chữ nào. Công thức này thích hợp cho những ai muốn liệt kê ở danh sách dài. Công thức của hàm Countblank như sau: =COUNTBLANK(RANGE)

ham-dem-countblank-trong-excel
Countblank là hàm đếm ô trống trong Excel

Ví dụ, trong 10 học sinh ở bảng trên, có những bạn không đạt điểm lên lớp, các bạn đó sẽ bị bỏ trống ở cột Đỗ/đạt. Đếm xem có bao nhiêu bạn không đạt trong danh sách này. Tức là đếm số ô bị bỏ trống. Người dùng nhập hàm đếm số ô trong Excel bằng công thức: =COUNTBLANK(E3:E12). Kết quả có 3 bạn không đạt.

Sử dụng hàm Rank

Hàm Rank là hàm dùng để tìm kiếm về thứ hạng của một số trong hàng loạt danh sách các số. Cú pháp của hàm này là =RANK(number, ref, [order]). Ở đây, cấu trúc cú pháp có ý nghĩa như sau:

  • Number: Là số mà người dùng muốn tìm thứ hạng, ví dụ như các giá trị cụ thể.
  • Ref: Đâu là mảng mà muốn tham chiếu các số.
  • Order: Đây là là số chỉ rõ cách xếp hạng.

Hàm Average trong Excel

Với những người dùng thường xuyên tính trung bình cộng của một dãy số thì hàm Average là tiện ích không thể bỏ qua. Hàm này cho phép chúng ta tính toán trên một dãy số cụ thể. Sau đó, đưa ra kết quả giá trị trung bình cộng (Là giá trị tổng của các số chia cho số lượng các số trong tổng đó). Công thức dùng hàm:

=AVERAGE(Number1, [Number2], [Number3],…)

ham-tinh-average-trong-excel
Hàm tính Average dùng để tính trung bình cộng

Ví dụ, muốn tính trung bình cộng của tất cả các điểm toán trong học kỳ 1 tại bảng dữ liệu. Người dùng nhập hàm: =AVERAGE(C3:C12).

Hàm đếm số cột Column

Đối với hàm đếm cột trong Excel, người dùng sẽ biết được trong vùng dữ liệu mình muốn kiểm tra số cột từ ô tham chiếu nhất định. Công thức sử dụng hàm này là: =COLUMN([reference]). Trong đó, reference là phạm vi mà người dùng muốn tham chiếu để kiểm tra số cột chứa ô tham tham chiếu.

ham-tim-so-cot-trong-excel
Hàm đếm Column cho phép tìm một ô tham chiếu nằm ở cột nào

Ví dụ, kiểm tra xem ô C6 trong bảng giá trị trên hình thuộc cột thứ bao nhiêu. Người dùng sử dụng hàm đếm trong Excel: =COLUMN(C6). Như thế, kết quả trả về cho thấy ô tham chiếu C6 nằm ở cột thứ 3.

Hàm đếm ngày, tháng Datedif

Công thức hàm đếm ngày trong Excel này đó là =DATEDIF(start_day,end_day,unit). Trong đó:

  • Start day: Là ngày đầu tiên mà người dùng muốn đếm.
  • End day: Ngày kết thúc trong mốc thời gian muốn đếm số ngày, tháng, năm.
  • Unit: Đây là phân loại kết quả trả về, người dùng phải nhập trong dấu nháy kép.

Trên đây là tất cả những hàm dữ liệu trong Excel mà người dùng cần phải ghi nhớ khi sử dụng công cụ này. Với các hàm đó, người dùng quản lý dữ liệu của mình một cách đơn giản, chính xác tuyệt đối.

BÌNH LUẬN

Vui lòng nhập bình luận của bạn
Vui lòng nhập tên của bạn ở đây